Model desain organisasi

Desain organisasi dikaitkan dengan pengambilan keputusan manajerial yang menentukan struktur dan proses yang mengkoordinasikan dan mengendalikan pekerjaan organisasi. Hasil keputusan desain organisasi adalah suatu sistem pekerjaan dan pengelompokkan kerja termasuk proses yang melingkarinya. Desain organisasi telah menjadi inti kerja manajerial karena usaha-usaha sebelumnya untuk mengembangkan teori manajemen. Cara manajemen mendesain organisasi harus mengingat dimensi struktur organisasi tersebut. Manajer harus mempertimbangkan sejumlah faktor ketika mendesain organisasi, diantaranya adalah teknologi, sifat kerja itu sendiri, karakteristik orang yang melakukan kerja, tuntutan lingkungan organisasi, dan keseluruhan strategi yang dipilih organisasi untuk berhubungan dengan lingkungan. 

Model desain organisasi dibagi menjadi :

Desain Organisasi Mekanistik

Desain organisasi ini merupakan organisasi yang menekankan pada kepentingan pencapaian produksi yang tinggi dan efisien melalui penggunaan aturan dan prosedur yang ekstensif, sentralisasi wewenang, dan spesialisasi tenaga kerja yang tinggi. Fungsi manajemen organisasi menurut Henri Fayol yang relevan dalam memahami model mekanistik ada 4 yaitu Prinsip spesialisasi, prinsip kesatuan arah, prinsip wewenang dan tanggung jawab, dan prinsip rantai berjenjang. Model mekanistik mencapai tingkat produksi dan efisiensi yang tinggi dengan karakteristik :

1. Sangat kompleks karena menekankan pada spesialisasi tenaga kerja.
2. Sangat tersentralisasi karena menekankan pada wewenang dan tanggung gugat (accountability).
3. Sangat formal karena menekankan pada fungsi sebagai dasar departemen.

Desain Organisasi Organik


Desain organisasi ini merupakan organisasi yang menekankan pada pentingnya mencapai keadaptasian dan perkembangan tingkat tinggi. Desain organisasi ini kurang mengandalkan peraturan dan prosedur, wewenang yang disentralisasikan atau spesialisasi yang tinggi. Model organik dari desain organisasi berada dalam posisi yang bertentangan dengan model mekanistik berkaitan dengan perbedaan karakteristik organisasi. Perbedaan yang sangat nyata antara dua model adalah konsekuensi dari perbedaan kriteria efektivitas yang masing-masing berupaya mencapai maksimalisasi. Sementara model mekanistik memaksimalkan efisiensi dan produksi, model organik memaksimalkan kepuasan fleksibilitas dan pengembangan.

Organisasi organik fleksibel terhadap perubahan tuntutan lingkungan karena desain organisasi organik mendorong pemanfaatan yang lebih besar dari potensi manusia. Pengambilan keputusan, pengendalian, dan proses penetapan sasaran desentralisasi dan disebarkan pada semua tingkat organisasi. 

Source : http://www.google.co.id/search?hl=id&output=search&sclient=psy-ab&q=desain+pekerjaan

Desain Pekerjaan

Spesialisasi sumberdaya manusia menentukan desain pekerjaan. Pekerjaan merupakan jembatan atau penghubung antara karyawan dengan suatu organisasi didalam atau diluar perusahaan. Desain pekerjaan merupakan fungsi penetapan kegiatan-kegiatan individu atau kelompok karyawan dalam wadah organisasi. Tujuan dari desain pekerjaan yaitu mengatur pekerjaan-pekerjaan yang dibutuhkan organisasi, peralatan-peralatan dan hubungan sosial serta perilaku. Bila dilihat menurut sudut pandang bagian sumberdaya manusia merupakan kepuasan individu di dalam memangku jabatan.

Unsur-unsur Desain Pekerjaan

Tiga unsur yang membingungkan manajer dalam mengembangkan dan mengatur pekerjaan-pekerjaan karyawan agar dapat bekerja lebih produktif dan memuaskan :

1. Sering terjadi konflik antara kebutuhan dan keinginan kelompok karyawan dengan berbagai persyaratan desain pekerjaan.
2. Sifat unik karyawan dapat menimbulkan berbagai macam tanggapan dalam wujud sikap, kegiatan fisik dan produktivitas dalam pelaksanaan pekerjaan.
3. Perubahan lingkungan, organisasional dan perilaku karyawan membuat desain pekerjaan, ketepatan pendekatan pengembangan standar kerja dan bentuk-bentuk perilaku karyawan perlu dipertanyakan.

Dalam mengetahui apakah suatu pekerjaan harus mempunyai tingkat spesialisasi tinggi atau rendah dapat dilihat dari posisi pekerjaan. Spesialisasi pekerjaan yang terlalu rendah, perusahaan dapat melakukan simplikasi (penyederhanaan) pekerjaan. Resiko dari simplikasi menimbulkan kesalahan-kesalahan. Untuk menghindari adanya kebosanan, kadang-kadang pekerjaan dapat dibuat lebih menarik dengan cara memperluasnya. Tiga metode untuk memperbaiki kondisi pekerjaan yang terlalu spesialisasi melalui perancangan kembali dengan rotasi jabatan, pemerkayaan pekerjaan secara horizontal dan vertikal.

Strategi desain pekerjaan dikembangkan dengan menekankan pentingnya karakteristik pekerjaan inti. Dimensi inti pekerjaan adalah karakteristik-karakteristik yang membuat pekerjaan lebih motivasional. Menurut Hackman & Oldham (1975), dimensi kerja dalam pengukuran kepuasan kerja telah diidentifikasikan menjadi lima dimensi inti pekerjaan yaitu task identity (identitas tugas), task significance (pentingnya tugas), skill variety (berbagai keterampilan), outonomy (otonomi), dan feed back (umpan balik). Kelima hal tersebut menciptakan kondisi psikologis yang akhirnya dapat menimbulkan motivasi, kinerja yang tinggi, kepuasan kerja, ketidakhadiran yang rendah dan penggantian karyawan yang rendah. Dimensi inti pekerjaan ini merupakan akibat mendesain ulang pekerjaan. Jadi dimensi-dimensi tadi menghasilkan moral dan kepuasan kerja yang tinggi. Riset menunjukkan jika dimensi-dimensi pekerjaan inti ada, moral dan kepuasan kerja cenderung meningkat, tetapi jika tidak, maka moral dan kepuasan kerja akan menurun.

Karakteristik pekerjaan akan mempengaruhi motivasi kerja yang pada  akhirnya menentukan seberapa besar produktivitas yang dapat dicapai. Untuk memperoleh karakteristik pekerjaan yang baik maka sebaiknya dilakukan evaluasi atau perubahan terhadap pekerjaan yang ada. Dalam organisasi jika terjadi perubahan pekerjaan pada bawahan, seharusnya atasan memperbaharui jobdes (job description) pemegang jabatan atau disebut dengan desain ulang pekerjaan (job re-design). Mendesain ulang pekerjaan mengacu pada perubahan kerja yang meningkatkan kualitas atau produktifitas kerja. Ini merupakan cara yang unik untuk meningkatkan efisiensi suatu organisasi. Mendesain ulang pekerjaan menjadi alat yang ampuh karena  menjadi basis untuk mengembangkan dan memanfaatkan sumberdaya organisasi.

Menurut Ivancevich & Donnelly, desain ulang pekerjaan dapat dilakukan dengan strategi yang menghasilkan rentang pekerjaan yang lebih luas melalui peningkatan aktifitas yang diperlukan bagi pekerjaan. Dua dari pendekatan ini adalah rotasi dan perluasan pekerjaan. Disamping itu, Denton (1992) memperlihatkan suatu metode dalam melakukan desain ulang pekerjaan dengan menyederhanakan semua tugas dan tanggung jawab yang melekat pada pekerjaan. Keseluruhan metode ini digunakan untuk membantu melakukan perubahan pekerjaan sabagai upaya mendapatkan kondisi kerja yang lebih baik. Akan tetapi pada kenyataannya tidak terlihat sebagaimana mestinya. Seringkali atasan tidak melakukan perubahan pekerjaan sesuai kondisi yang ada karena menganggap hal tersebut sudah cukup. 

Source : http://www.google.co.id/search?hl=id&output=search&sclient=psy-ab&q=desain+pekerjaan

Perbedaan struktur organisasi

Kompleksitas merupakan kajian atau studi terhadap sistem kompleks. Kata kompleksitas berasal dari bahasa latin complexice yang artinya totalitas atau keseluruhan, sebuah ilmu yang mengkaji totalitas sistem dinamik secara keseluruhan. Kompleksitas juga dapat diartikan sebagai sebuah perkembangan matematika yang lahir dari teori yang dikenal dengan sebutan teori chaos. Sebuah teori yang melihat objek sebagai sebuah sistem yang sangat tergantung kepada kondisi awal sistem dan sangat sensitif terhadap perubahan yang mengganggunya. Secara sederhana, dapat dikatakan bahwa sebuah sistem dikatakan kompleks jika sistem itu terdiri dari banyak komponen atau sub-unit yang saling berinteraksi dan mempunyai perilaku yang menarik. Kompleksitas memandang semua sistem sebagai sebuah sistem yang berubah secara dinamis dan adaptif. Sangat tergantung kepada kondisi awal iterasi dan sangat peka terhadap gangguan kecil serta dapat mengakibatkan perubahan besar yang muncul. Kompleksitas mempertimbangkan tingkat diferensiasi yang ada dalam organisasi. Termasuk di dalamnya tingkat spesialisasi atau tingkat pembagian kerja, jumlah tingakatan dalam hierarki organisasi serta tingkat sejauh mana unit-unit organisasi tersebar secara geografis. Setiap individu perlu adanya kompleksitas dalam hidup ini jika ingin maju. Contohnya orang yang mau membuka pabrik harus tau sistem pabrik itu agar dapat berjalan.

Sentralisasi mengacu pada sejauh mana tingkat pengambilan keputusan terkonsentrasi pada satu titik di dalam organisasi. Desentralisasi adalah lawan dari sentralisasi. 

Formalisasi mengacu pada sejauh mana pekerjaan-pekerjaan di dalam organisasi dibakukan. Formalisasi dapat dicapai dengan pengaturan yang bersifat pada pekerjaan. Akan tetapi, formalisasi juga bisa dicapai apabila latihan maupun pendidikan di luar organisasi.

Source : http://www.google.co.id/

Keputusan manajerial menentukan struktur organisasi

Pengorganisasian merupakan fungsi kedua dalam manajemen dan proses kegiatan penyusunan struktur organisasi sesuai dengan tujuan-tujuan, sumber-sumber, dan lingkungannya. Sekarang ini semakin terbatasnya kesempatan kerja dan tingkat pengangguran yang tinggi mengharuskan kita untuk berpikir kreatif dalam mengembangkan keterampilan dan potensi untuk menjadi usaha mandiri. Namun dalam melakukan usaha mandiri tersebut tidaklah mudah. 

Organisasi merupakan sekelompok individu yang saling berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Persaingan di dalam dunia bisnis kini semakin ketat. Berbagai perusahaan memproduksi beraneka ragam produk dan menyediakan jasa dengan keunggulan dan kelemahannya masing-masing. Oleh karena itu, struktur organisasi dan penggunaan strategi yang tepat di dalam sebuah perusahaan sangatlah penting untuk mempertahankan dan mengembangkan bisnis di masa yang akan datang serta mampu menyesuaikan dengan perusahaan pesaing lainnya sehingga tujuan dari perusahaan dapat tercapai. Struktur organisasi adalah bagaimana pekerjaan dibagi, dikelompokkan, dan dikoordinasikan secara formal. Struktur organisasi menunjukkan adanya pembagian kerja, spesialisasi-spesialisasi pekerjaan, perintah, dan penyampaian laporan.

Pembagian kerja harus disesuaikan dengan kemampuan dan keahlian sehingga pelaksanaan kerja berjalan dengan efektif. Oleh karena itu dalam penempatan karyawan harus menggunakan prinsip "The right man in the right place". Dengan adanya prinsip ini akan memberikan jaminan terhadap kestabilan, kelancaran, dan efisiensi kerja. Pembagian kerja juga harus rasional atau objektif bukan didasarkan atas suka dan tidak suka. Pembagian kerja yang baik merupakan kunci bagi penyelenggaraan kerja. Kecerobohan bagi pembagian kerja akan berpengaruh kurang baik dan dapat menimbulkan kegagalan dalam penyelenggaraan pekerjaan. Oleh karena itu seorang manajer yang berpengalaman akan menempatkan pembagian kerja sebagai prinsip utama yang akan menjadi titik tolak bagi prinsip-prinsip lainnya.

Berkembangnya organisasi dan pertumbuhan permintaan menyebabkan volume pekerjaan juga meningkat pesat. Volume pekerjaan yang meningkat akan memberikan tambahan pekerjaan yang harus didelegasikan. Sebagai akibatnya, banyak perubahan pekerjaan yang harus dilakukan pada setiap pemegang jabatan agar semua pekerjaan dapat ditangani dengan baik. Jika tidak, pekerjaan yang terlalu banyak akan menyebabkan karyawan menjadi tidak efektif dalam bekerja.

Pendelegasian (pelimpahan wewenang) merupakan salah satu elemen penting dalam fungsi pembinaan. Delegasi wewenang adalah proses dimana manajer mengalokasikan wewenang kepada bawahannya. Setiap karyawan dilengkapi dengan wewenang untuk melakukan pekerjaan dan diikuti dengan pertanggungjawaban. Wewenang dan tanggung jawab harus seimbang. Setiap pekerjaan harus dapat memberikan pertanggungjawaban yang sesuai dengan wewenang. Semakin kecil wewenang semakin kecil pula pertanggungjawabannya. Pendelegasian wewenang merupakan sesuatu yang vital dalam organisasi kantor. Atasan perlu melakukan pendelegasian wewenang agar mereka bisa menjalankan operasi manajemen dengan baik. Selain itu, pendelegasian wewenang adalah konsekuensi logis dari semakin besarnya organisasi. Bila seorang atasan tidak mau mendelegasikan wewenang, maka organisasi itu tidak butuh siapa-siapa selain dirinya sendiri. Bila atasan menghadapi banyak pekerjaan yang tidak dapat dilakukan oleh satu orang, maka ia perlu melakukan delegasi. 

Yang harus disadari adalah di saat kita mendelegasikan wewenang kita memberikan otoritas pada orang lain, namun kita sebenarnya tidak kehilangan otoritas orisinilnya. Ini yang sering dikhawatirkan oleh banyak orang. Mereka takut bila mereka melakukan delegasi akan kehilangan wewenang, padahal tidak karena tanggung jawab tetap berada pada sang atasan. Selain itu, mereka juga takut dengan kemampuan mereka sendiri, kurangnya pengalaman dalam pekerjaan dalam mendelegasikan, takut tidak disukai dan menolak untuk mengakui kesalahan.  Tidak adanya alat pendukung yang memadai menyebabkan proses pendelegasian pekerjaan sering dilakukan sekedarnya saja. Pendelegasian pekerjaan sering dilakukan secara subyektif oleh setiap atasan sesuai persepsinya terhadap bawahan tanpa melakukan perubahan terhadap pekerjaan bawahan tersebut. Informasi yang tidak relevan menyebabkan proses pendelegasian  menjadi tidak tepat dan memberikan hasil yang tidak sesuai.

Salah satu cara untuk mengusahakan bagaimana agar para atasan dapat mendelegasikan wewenang adalah dengan menciptakan budaya kerja yang membuat orang bebas dari perasaan takut gagal atau salah. Seorang atasan tidak mau mendelegasikan wewenang biasanya karena mereka takut kalau tugas mereka gagal dikerjakan dengan baik oleh orang lain. Ini perlu di atasi dengan mendorong mereka untuk berani menanggung resiko. Dengan menanggung resiko maka perusahaan akan mendapatkan manajer-manajer yang handal dan berpengalaman. Pendelegasian wewenang bukan sebuah hukuman yang menguragi kekuasaan manajer, namun membuka kesempatan bagi pengembangan diri mereka dan bawahan.

Departementalisasi merupakan dasar yang dipakai untuk mengelompokkan pekerjaan secara bersama-sama. Departementalisasi dapat berupa proses, produk, geografi dan pelanggan. Departementasi pekerjaan mengharuskan diadakannya seleksi dasar umum seperti fungsi, teritorial, produk atau pelanggan. Setiap dasar departementalisasi mengandung keuntungan dan kerugian yang harus dievaluasi dalam hubungan dengan keefektifan organisasi secara menyeluruh.

Rentang kendali merupakan kemampuan seorang manajer untuk melakukan koordinasi secara efektif yang sebagian besar tergantung jumlah bawahan yang melapor kepadanya. Rentang kendali juga bisa diartikan sebagai jumlah bawahan yang dapat diarahkan oleh seorang manajer secara efisien dan efektif. Alasan mengapa penentuan rentang kendali sangat penting karena rentang manajemen mempengaruhi penggunaan efisien dari manajer dan pelaksanaan efektif dari bawahan mereka. Selain itu ada hubungan antara rentang manajemen diseluruh organisasi dan struktur organisasi.


Source : http://www.google.co.id/