Keputusan manajerial menentukan struktur organisasi

Pengorganisasian merupakan fungsi kedua dalam manajemen dan proses kegiatan penyusunan struktur organisasi sesuai dengan tujuan-tujuan, sumber-sumber, dan lingkungannya. Sekarang ini semakin terbatasnya kesempatan kerja dan tingkat pengangguran yang tinggi mengharuskan kita untuk berpikir kreatif dalam mengembangkan keterampilan dan potensi untuk menjadi usaha mandiri. Namun dalam melakukan usaha mandiri tersebut tidaklah mudah. 

Organisasi merupakan sekelompok individu yang saling berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Persaingan di dalam dunia bisnis kini semakin ketat. Berbagai perusahaan memproduksi beraneka ragam produk dan menyediakan jasa dengan keunggulan dan kelemahannya masing-masing. Oleh karena itu, struktur organisasi dan penggunaan strategi yang tepat di dalam sebuah perusahaan sangatlah penting untuk mempertahankan dan mengembangkan bisnis di masa yang akan datang serta mampu menyesuaikan dengan perusahaan pesaing lainnya sehingga tujuan dari perusahaan dapat tercapai. Struktur organisasi adalah bagaimana pekerjaan dibagi, dikelompokkan, dan dikoordinasikan secara formal. Struktur organisasi menunjukkan adanya pembagian kerja, spesialisasi-spesialisasi pekerjaan, perintah, dan penyampaian laporan.

Pembagian kerja harus disesuaikan dengan kemampuan dan keahlian sehingga pelaksanaan kerja berjalan dengan efektif. Oleh karena itu dalam penempatan karyawan harus menggunakan prinsip "The right man in the right place". Dengan adanya prinsip ini akan memberikan jaminan terhadap kestabilan, kelancaran, dan efisiensi kerja. Pembagian kerja juga harus rasional atau objektif bukan didasarkan atas suka dan tidak suka. Pembagian kerja yang baik merupakan kunci bagi penyelenggaraan kerja. Kecerobohan bagi pembagian kerja akan berpengaruh kurang baik dan dapat menimbulkan kegagalan dalam penyelenggaraan pekerjaan. Oleh karena itu seorang manajer yang berpengalaman akan menempatkan pembagian kerja sebagai prinsip utama yang akan menjadi titik tolak bagi prinsip-prinsip lainnya.

Berkembangnya organisasi dan pertumbuhan permintaan menyebabkan volume pekerjaan juga meningkat pesat. Volume pekerjaan yang meningkat akan memberikan tambahan pekerjaan yang harus didelegasikan. Sebagai akibatnya, banyak perubahan pekerjaan yang harus dilakukan pada setiap pemegang jabatan agar semua pekerjaan dapat ditangani dengan baik. Jika tidak, pekerjaan yang terlalu banyak akan menyebabkan karyawan menjadi tidak efektif dalam bekerja.

Pendelegasian (pelimpahan wewenang) merupakan salah satu elemen penting dalam fungsi pembinaan. Delegasi wewenang adalah proses dimana manajer mengalokasikan wewenang kepada bawahannya. Setiap karyawan dilengkapi dengan wewenang untuk melakukan pekerjaan dan diikuti dengan pertanggungjawaban. Wewenang dan tanggung jawab harus seimbang. Setiap pekerjaan harus dapat memberikan pertanggungjawaban yang sesuai dengan wewenang. Semakin kecil wewenang semakin kecil pula pertanggungjawabannya. Pendelegasian wewenang merupakan sesuatu yang vital dalam organisasi kantor. Atasan perlu melakukan pendelegasian wewenang agar mereka bisa menjalankan operasi manajemen dengan baik. Selain itu, pendelegasian wewenang adalah konsekuensi logis dari semakin besarnya organisasi. Bila seorang atasan tidak mau mendelegasikan wewenang, maka organisasi itu tidak butuh siapa-siapa selain dirinya sendiri. Bila atasan menghadapi banyak pekerjaan yang tidak dapat dilakukan oleh satu orang, maka ia perlu melakukan delegasi. 

Yang harus disadari adalah di saat kita mendelegasikan wewenang kita memberikan otoritas pada orang lain, namun kita sebenarnya tidak kehilangan otoritas orisinilnya. Ini yang sering dikhawatirkan oleh banyak orang. Mereka takut bila mereka melakukan delegasi akan kehilangan wewenang, padahal tidak karena tanggung jawab tetap berada pada sang atasan. Selain itu, mereka juga takut dengan kemampuan mereka sendiri, kurangnya pengalaman dalam pekerjaan dalam mendelegasikan, takut tidak disukai dan menolak untuk mengakui kesalahan.  Tidak adanya alat pendukung yang memadai menyebabkan proses pendelegasian pekerjaan sering dilakukan sekedarnya saja. Pendelegasian pekerjaan sering dilakukan secara subyektif oleh setiap atasan sesuai persepsinya terhadap bawahan tanpa melakukan perubahan terhadap pekerjaan bawahan tersebut. Informasi yang tidak relevan menyebabkan proses pendelegasian  menjadi tidak tepat dan memberikan hasil yang tidak sesuai.

Salah satu cara untuk mengusahakan bagaimana agar para atasan dapat mendelegasikan wewenang adalah dengan menciptakan budaya kerja yang membuat orang bebas dari perasaan takut gagal atau salah. Seorang atasan tidak mau mendelegasikan wewenang biasanya karena mereka takut kalau tugas mereka gagal dikerjakan dengan baik oleh orang lain. Ini perlu di atasi dengan mendorong mereka untuk berani menanggung resiko. Dengan menanggung resiko maka perusahaan akan mendapatkan manajer-manajer yang handal dan berpengalaman. Pendelegasian wewenang bukan sebuah hukuman yang menguragi kekuasaan manajer, namun membuka kesempatan bagi pengembangan diri mereka dan bawahan.

Departementalisasi merupakan dasar yang dipakai untuk mengelompokkan pekerjaan secara bersama-sama. Departementalisasi dapat berupa proses, produk, geografi dan pelanggan. Departementasi pekerjaan mengharuskan diadakannya seleksi dasar umum seperti fungsi, teritorial, produk atau pelanggan. Setiap dasar departementalisasi mengandung keuntungan dan kerugian yang harus dievaluasi dalam hubungan dengan keefektifan organisasi secara menyeluruh.

Rentang kendali merupakan kemampuan seorang manajer untuk melakukan koordinasi secara efektif yang sebagian besar tergantung jumlah bawahan yang melapor kepadanya. Rentang kendali juga bisa diartikan sebagai jumlah bawahan yang dapat diarahkan oleh seorang manajer secara efisien dan efektif. Alasan mengapa penentuan rentang kendali sangat penting karena rentang manajemen mempengaruhi penggunaan efisien dari manajer dan pelaksanaan efektif dari bawahan mereka. Selain itu ada hubungan antara rentang manajemen diseluruh organisasi dan struktur organisasi.


Source : http://www.google.co.id/